Grundsätzlich können zwei verschiedene Arten der Kasse unterschieden werden. Zum einen gibt es die offene Ladenkasse, welche bereits seit Jahrzehnten verwendet wird und ohne Elektronik und weiteres Zubehör auskommt. Als zeitgemäßer wird allerdings die elektronische Ladenkasse angesehen. Diese verfügt über zahlreiche Funktionen, die bei der Buchführung und den Arbeitsabläufen im Allgemeinen hilfreich sein können.
Was ist eine offene Ladenkasse?
Bei der offenen Ladenkasse handelt es sich um eine manuell bedienbare Kasse, die ohne jegliche technischen Hilfsmittel funktioniert. Diese Art der Kasse ist eine bewährte Form, die bereits seit Jahrzehnten von Unternehmen verwendet wird. Durch die fehlenden technischen Funktionen muss allerdings auch die Buchführung mit diesen Kassen als nicht zeitgemäß angesehen werden. Die Buchführung wird bei der offenen Ladenkasse separat und von Hand durchgeführt. Die Kasse ist also nur ein Gerät mit einer einzelnen konkreten Funktion, nämlich der Aufbewahrung des Bargelds im Geschäft.
Vorschriften für offene Ladenkassen
Die Nutzung der offenen Ladenkasse ist grundsätzlich in Deutschland noch immer gestattet. Sie ist, anders als die elektronische Registrierkasse, von einer TSE-Pflicht befreit. Allerdings müssen Unternehmer mit einer offenen Ladenkasse mit vermehrten Kontrollen des Finanzamts rechnen und eine sorgfältige und lückenlose Buchführung gewährleisten. Eine lückenlose Buchführung beinhaltet somit auch die Führung von Einzelaufzeichnungen jeglicher Geschäftsvorgänge.
Zwar sind Betreiber mit offenen Ladenkassen generell nicht dazu verpflichtet, Belege auszustellen, allerdings muss auf Wunsch des Kunden dennoch eine Quittung ausgestellt werden können. Diese muss hier ebenfalls händisch erstellt werden.
Übersicht der konkreten Vorschriften für offene Ladenkassen:
• Belege zu Barausgaben, Barentnahmen und Einlagen müssen jedem Kassenbericht beigefügt werden.
• Der jeweilige Kassenbericht muss handschriftlich und zeitnah erstellt werden, dies bietet sich meist zum Ende des Geschäftstages an.
• Alle Einnahmen und Ausgaben eines jeden Tages müssen lückenlos im Kassenbericht nachvollziehbar sein.
• Die Kassenberichte müssen chronologisch aufbewahrt und fortlaufend nummeriert werden. Hier bietet sich zudem ein separates Zählprotokoll an, dass die manuell gezählten Geldscheine und Münzen protokolliert.
• Die einzelnen Kassenberichte eines jeden Geschäftstages werden abschließend in ein Kassenbuch zur korrekten Buchführung übertragen.
Die elektronische Ladenkasse – moderne Unterstützung für Ihr Geschäft
Eine elektronische Ladenkasse bietet deutlich mehr Funktionen als die bloße Aufbewahrung des Bargelds. Sie ist oft mit der Warenwirtschaft und der Buchhaltung direkt verknüpft und erleichtert somit die internen Vorgänge des Geschäfts. Diese digitalen Registrierkassen können unter anderem direkt mit dem Lager verbunden werden und die Organisation der einzelnen Bereiche erleichtern. Des Weiteren können die Tagesabschlüsse unmittelbar an die Buchführung übermittelt werden, da alle Transaktionen über die Kasse gebucht und daher im elektronischen Kassensystem automatisch hinterlegt und protokolliert werden.
Die elektronische Ladenkasse bietet zusätzlich für einzelne Branchen weiterführende Funktionen, welche die tägliche Arbeit erleichtern. Je nach Kassensystem kann die digitale Registrierkasse unter anderem Tischreservierungen, Terminbuchungen oder Lagerbuchungen vornehmen und somit weitere Arbeitsschritte einsparen.
Aus welchen Komponenten besteht eine elektronische Ladenkasse?
Hardware & Software: Je nach Anbieter ist die elektronische Ladenkasse mit einem Betriebssystem wie Windows, Android oder IOS gekoppelt. Somit können entsprechende Endgeräte (Computer, Tablets, Smartphones) mit dem jeweiligen Betriebssystem für die eigenen Anforderungen genutzt werden. Die entwickelte Software ist auf das jeweilige Betriebssystem zugeschnitten und ist entsprechend vielfältig einsetzbar.
Neben dieser Form der digitalen Registrierkassen gibt es auch geschlossene Kassensysteme, die vom jeweiligen Anbieter mit der eigenen Software gekoppelt und losgelöst voneinander nicht funktionsfähig sind. Alle Erweiterungen und Endgeräte müssen entsprechend vom Anbieter erworben werden.
Zusatzgeräte/Erweiterungen: Neben der Registrierkasse an sich gibt es weitere Geräte, die die Vorteile eines digitalen Kassensystems besonders hilfreich werden lassen. So können etwa Bondrucker, EC-Kartenlesegeräte, Mitarbeiterschlüssel oder mobile Terminals direkt mit dem Kassensystem gekoppelt werden und die Abläufe und den Kundenservice nachhaltig verbessern.
Vorschriften für elektronische Ladenkassen
Für die elektronische Ladenkasse gibt es ebenfalls gesonderte Vorschriften, die vom Unternehmer beachtet werden müssen. So unterliegt die elektronische Ladenkasse der TSE-Pflicht. Die Abkürzung TSE steht für „technische Sicherheitseinrichtungen“ und beinhaltet verschiedene Komponenten, um die Sicherheit des Kassensystems vor Manipulation zu gewährleisten. Die Sicherheitseinrichtungen bestehen aus einem Speichermedium, welches die Sicherheit vor jener Manipulation sicherstellt, einem Sicherheitsmodul und der digitalen Schnittstelle. Dies soll garantieren, dass eine chronologische und lückenlose Übermittlung und Speicherung der Daten stattfindet.
Vergleich der Ladenkassen: offene Ladenkasse vs. elektronische Ladenkasse
Die offene Ladenkasse ist vor allem durch ihre Einfachheit eine Möglichkeit für Kleinunternehmen, um bei der Erstausstattung hohe Kosten einzusparen. Sie bietet jedoch gerade für größere Unternehmungen keine langfristige Lösung, da der Mehraufwand bei der Buchführung schnell zu einem Problem wird und unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nimmt. Die offene Ladenkasse bietet somit im Vergleich zur elektronischen Registrierkasse nur wenige Vorteile. Vor allem in Bezug auf die langfristige Planung des Vorhabens sind diese Vorteile gering und wenig relevant. Die digitalen Kassensysteme hingegen weisen mit ihrer Vielzahl an Funktionen und der Möglichkeit von Erweiterungen durch Hard- und Software einen großen Vorteil auf. Hierzu ein konkreter Überblick über die Vor- und Nachteile der beiden Arten von Kassen:
Vorteile der offenen Ladenkasse:
- Geringe Anschaffungskosten
- Geringer Installationsaufwand
- Ausfallsicherheit, da keine Software benötigt wird
Nachteile der offenen Ladenkasse:
- Keine Optimierungsmöglichkeiten betrieblicher Abläufe durch Systemlösungen
- Hoher Zeitaufwand für die Kassenführung
- Hohes Fehlerrisiko durch handschriftliche Protokollierung und Übertragung der Geschäftsvorgänge ins Kassenbuch
- Hohes Risiko für vermehrte Betriebsprüfungen
Vorteile der elektronischen Ladenkasse:
- Optimierung von betrieblichen Abläufen durch Schnittstellenmanagement und kundenspezifische Softwarelösungen
- Enorme Zeitersparnis bei der Buchführung durch automatisierte und digitale Abläufe
- Bessere Erfolgskontrolle über automatisierte und umfangreiche Auswertungen und Analysen der Kassensysteme
- Besserer Kundenservice und schnellere Abwicklung von Kaufprozessen
- Hohe Sicherheit in Bezug auf Kundendaten
- Möglichkeit der Einbindung von Erweiterungen, um die Prozesse fortlaufend zu verbessern
- Nutzung des digitalen Kassenbons
- Verringertes Risiko von vermehrten Betriebsprüfungen, wenn das Kassensystem den geltenden Vorschriften entspricht (z.B. GOBD)
- Deutlich verringertes Fehlerrisiko durch die Automatisierung der Buchführung
Nachteile der elektronischen Ladenkasse:
- Hohe Anschaffungskosten und ggf. laufende Softwarekosten
- Hoher Installationsaufwand bei individuellen Systemlösungen
- Hoher Wartungsaufwand – bei technischen Störungen oder Updates muss ggf. der Kundendienst des Anbieters aktiv werden
- Je nach Komplexität des Systems kann eine umfangreiche Schulung für die Mitarbeiter notwendig sein
Empfehlung für Ihr Unternehmen
Eine offene Ladenkasse ist zur heutigen Zeit nur in Ausnahmefällen zu empfehlen. Der Mehraufwand und das Risiko von Fehlern und Lücken in der Buchführung ist bei diesen deutlich höher als bei digitalen Kassensystemen, bei denen viele Buchführungsvorgänge automatisiert stattfinden. Digitale Registrierkassen führen hingegen zu einer großen Zeitersparnis und die Systemlösungen helfen durch das gezielte Schnittstellenmanagement zu innerbetrieblichen Optimierungsvorgängen. Die zuvor aufgeführten Vorteile von digitalen Kassensystemen verdeutlichen, dass diese nahezu unumgänglich geworden sind. Von der Nutzung offener Kassen sollte daher Abstand genommen werden.
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