Ab 2024 ändern sich die Anforderungen an Kassenbons: Neue Pflichtangaben sollen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgen. Händler müssen ihre Kassensysteme optimieren, um den neuen gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen und Strafen zu vermeiden. Währenddessen profitieren Verbraucher von einer besseren Dokumentation ihrer Einkäufe, was die Nachverfolgung von Garantien und Reklamationen erleichtert. Informieren Sie sich jetzt ausführlich über die neuen Regelungen und stellen Sie sicher, dass Sie bestens vorbereitet sind!
Bonpflicht: Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums
Das Bundesfinanzministerium hat 2023 ein ausführliches Schreiben für Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen veröffentlicht. Dort wurde festgehalten, welche Informationen auf einem Kassenbeleg laut Bonpflicht angegeben werden müssen. Außerdem wurde darauf aufmerksam gemacht, auf welche Aspekte bei der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geachtet werden muss.
Diese Angaben müssen laut Bonpflicht gemacht werden
Namen und Anschrift des Unternehmens
Der Name und die Anschrift des Unternehmens müssen laut Bonpflicht auf jedem Kassenbon zu finden sein. So kann die Identität des Verkäufers eindeutig bestimmt und sichergestellt werden, dass die Transaktion einem bestimmten Geschäft ist. Dies hilft insbesondere bei Reklamationen und Rücksendungen, da der Kunde den Händler direkt kontaktieren kann.
Datum der Belegausstellung
Das Datum der Belegausstellung gibt an, wann der Kauf stattgefunden hat. Diese Information ist entscheidend für Garantie- und Rückgaberechte, die oft an bestimmte Zeiträume gebunden sind. Zudem erleichtert das Datum die zeitliche Zuordnung von Transaktionen für steuerliche und buchhalterische Zwecke.
Zeitpunkt des Transaktionsbeginns sowie Transaktionsendes
Die Angabe des genauen Zeitpunkts des Transaktionsbeginns und -endes soll Manipulationen vorbeugen und eine genaue zeitliche Nachverfolgung ermöglichen. Unstimmigkeiten bei den Verkaufszahlen werden so erkannt und gegebenenfalls steuerliche Überprüfungen erleichtert.
Menge und Art des Produktes oder die Art der Dienstleistung
Die genaue Beschreibung der gekauften Produkte oder Dienstleistungen und deren Menge sind essenziell, um die Art des Geschäfts eindeutig zu dokumentieren. Allgemeine Bezeichnungen wie „Waren“ sind nicht mehr ausreichend, da sie keine detaillierten Informationen bieten. Dadurch wird der Kaufvorgang transparent gestaltet und dem Kunden Klarheit über seine erworbenen Produkte verschafft.
Die durch die TSE aufgezeichnete Transaktionsnummer
Jede Transaktion erhält eine eindeutige Nummer, die durch die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) aufgezeichnet wird. Diese Transaktionsnummer muss ebenfalls laut der Bonpflicht angegeben werden. Sie dient als unveränderbarer Beweis für die Durchführung einer Transaktion und spielt eine wichtige Rolle bei der Verhinderung von Steuerbetrug, da sie eine lückenlose Dokumentation aller Verkäufe gewährleistet.
Der Rechnungsbetrag
Der Gesamtrechnungsbetrag muss klar und deutlich auf dem Kassenbon angegeben sein. Diese Angabe ermöglicht dem Kunden, den Gesamtbetrag seiner Einkäufe sofort zu überprüfen und eventuelle Unstimmigkeiten direkt zu erkennen. Zudem ist der Rechnungsbetrag eine grundlegende Information für die Buchführung des Unternehmens.
Der entsprechende Steuersatz (oder ein Verweis auf Steuerbefreiung)
Der auf den Kauf angewendete Steuersatz muss ebenfalls laut der Bonpflicht vermerkt sein. Dies kann entweder der reguläre Mehrwertsteuersatz oder ein ermäßigter Satz sein. Falls der Kauf steuerbefreit ist, sollte ein entsprechender Hinweis darauf vorhanden sein. Dadurch wird die korrekte Steuerabführung sichergestellt und dem Kunden Klarheit über die Berechnung der Steuern gegeben.
Die Erweiterung der Bonpflicht ab 2024
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
Die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems muss auf jedem Kassenbon vermerkt sein. Diese Nummer identifiziert das spezifische Kassensystem, das für die Transaktion verwendet wurde. Dadurch wird die Nachvollziehbarkeit gewährleistet und sichergestellt, dass die Transaktionen einem bestimmten Kassensystem zugeordnet werden können. Dies hilft ebenso den Steuerbehörden, die Integrität der aufgezeichneten Daten zu überprüfen und Manipulationen vorzubeugen.
Seriennummer des Sicherheitsmoduls
Zusätzlich zur Seriennummer des Kassensystems muss auch die Seriennummer des Sicherheitsmoduls laut Bonpflicht angegeben werden. Das Sicherheitsmodul sorgt dafür, dass alle Transaktionen manipulationssicher aufgezeichnet werden. Die Seriennummer des Sicherheitsmoduls ermöglicht es, das spezifische Modul zu identifizieren, das die Sicherheit der Daten gewährleistet. Diese Angabe ist entscheidend für die Überprüfbarkeit der Datensicherheit und zur Verhinderung von Betrug.
Prüfwert angeben
Der Prüfwert ist eine weitere wichtige Angabe, die seit 2024 auf jedem Kassenbon enthalten sein muss. Dieser Wert wird durch das Sicherheitsmodul generiert und dient dazu, die Echtheit und Integrität der Transaktionsdaten zu bestätigen. Der Prüfwert ermöglicht es den Behörden und dem Unternehmen selbst, nachzuverfolgen, ob eine Transaktion unverändert und authentisch ist. Er ist ein wesentliches Element, um die Sicherheit der aufgezeichneten Daten zu gewährleisten.
Fortlaufender Signaturzähler von der TSE
Der fortlaufende Signaturzähler, der von der TSE vergeben wird, ist ebenfalls ab 2024 eine Pflichtangabe auf dem Kassenbon. Dieser Zähler vermerkt jede einzelne Transaktion in einer fortlaufenden Reihenfolge. Die fortlaufende Nummerierung macht es nahezu unmöglich, Transaktionen zu löschen oder nachträglich einzufügen, ohne dass dies bemerkt wird. Der Signaturzähler stellt sicher, dass alle Transaktionen lückenlos dokumentiert sind und hilft dabei, die Integrität der Verkaufsdaten zu bewahren.
Fazit zu den neuen Pflichtangaben auf Kassenbons
Die neuen Pflichtangaben ab 2024 für Kassenbons bringen wichtige Veränderungen mit sich, die sowohl Händler als auch Verbraucher betreffen. Durch die detaillierteren Angaben wie die Seriennummern des Kassensystems und des Sicherheitsmoduls, den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler wird die Transparenz und Sicherheit im Zahlungsverkehr erheblich verbessert. Verbraucher profitieren dabei von einer besseren Nachvollziehbarkeit und erhöhten Datensicherheit.
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